Стив Макклетчи - От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Рис. 7.2 показывает краткий план стратегий управления прерываниями.

Рис. 7.2

Внесите в расписание время, когда можно или нельзя вас прерывать

Конечно, некоторые проекты требуют большей концентрации, чем другие; поэтому может понадобиться запланировать отдельное время, посвященное себе, и сделать так, чтобы в это время вас невозможно было прервать. Если есть возможность, позвольте звонкам отправляться в голосовую почту, не проверяйте электронную почту, поставьте табличку на столе, что в этот день вы недоступны с 10:00 до 11:00, или даже отправьтесь работать в конференц-зал либо другое тихое место, где можно держать дверь закрытой. Если вы работаете в коллективе, где существует общее расписание дел, можете обозначить это время там, чтобы все знали: вас нельзя беспокоить. И наоборот, запланировать отрезок времени, когда вас можно прервать, или время открытых дверей, когда вы доступны для просьб и готовы отвечать на вопросы.

Отвечайте тем же

И последнее: помните, что следовать всем этим советам стоит и в том случае, когда вы сами кого-нибудь прерываете. Объявите человеку, сколько времени требуется, сразу расскажите, почему его прервали, и ясно поставьте рамки времени для выполнения задания, если это возможно. А потом дайте человеку вернуться к работе. Если потребуется занять человека больше, чем на несколько минут, пришлите ему просьбу о встрече с несколькими пунктами предполагаемого обсуждения. Попросите коллегу выделить вам немного времени, когда он освободится. Если будете говорить по делу и кратко, то, когда в следующий раз направитесь к сотрудникам, у них не возникнет желания прятаться!

Глава 8

Как со всем этим справиться

Реализация тайм-менеджмента

Организация — это то, что надо делать, прежде чем что-то сделать, чтобы, когда ты это делаешь, все это не перепуталось.

Теперь, когда вы выбрали, какие достижения успеха дадут вам значительные результаты, и поняли идею о расстановке приоритетов и соответственном планировании, а также о своевременном выполнении обязанностей, начинайте обдумывать, как же со всем этим справиться.

Помните, когда вы учились в школе, для каждого предмета была отдельная тетрадь? На уроке математики вы доставали тетрадь по математике. И точно знали, что это она, потому что на обложке было написано «Математика», и ваши записи с прошлого урока — вот они! Мы помечали цветами все: красный — для математики, голубой — для физики, желтый — для истории и т. д. В этом был смысл школьной системы: выбрать, где и что записывать в этом году, чтобы можно было легко отыскать, когда понадобится. Какими мы тогда были умными, правда? Большинство из нас лучше организовывали свою информацию в 11 лет, чем сейчас. В настоящее время многие оказываются в такой ситуации:

«Где твои записи с совещания, которое было на прошлой неделе?»

«О-о-о… м-м-м… они были в желтом блокноте… Я еще там дерево в уголке пририсовал. Ищи дерево».

Хороша система поиска? (Ваши школьные учителя были бы разочарованы.)

Организованность всего-навсего делает вещи проще — проще их найти, запомнить и управлять ими. Это также экономит время. Тайм-менеджмент весь состоит из организации и систематизации ваших информационных ресурсов, о чем вы и узнаете в этой главе.

Организация ваших информационных ресурсов

Чтобы контролировать свои обязанности и время, нужно получить контроль над собственными информационными ресурсами. Они включают:

• Список дел (задания).

• Календарь (планы).

• Контакты.

• Заметки.

Если удастся держать эти ресурсы в порядке и под контролем, вы сможете:

• Сдерживать обещания, данные другим людям.

• Помнить обо всех запланированных делах и выполнять их (включая задания для достижения успеха).

• Продолжать с клиентами и коллегами обсуждения с того места, где закончили.

• Организовывать свою информацию так, чтобы легко к ней обратиться и сэкономить время на поиск важной информации.

Некоторые испытывают трудности с такими вещами на протяжении всей жизни. Их дела и контакты записаны повсюду — на стикерах, салфетках или на оборотах бизнес-карточек (рис. 8.1).

Рис. 8.1

Если у вас нет системы для управления этими вещами, вы, скорее всего, будете полагаться на привычные разлетающиеся бумажки или стикеры, призванные напоминать о важных поручениях или информации. У вас может быть несколько разных календарей с пересекающимися планами. Вы, скорее всего, не знаете, как найти информацию, на запись которой когда-то потратили время. Тип стратегии «надеюсь, я это не потеряю», скорее всего, выльется в стресс, ведь вы неизбежно все-таки потеряете или забудете что-то и в итоге не сдержите какое-то обещание. Имея систему, которая организует и упрощает обращение с вашими информационными ресурсами, вы сохраните время и нервы. Она также поможет в тайм-менеджменте, и следующие подглавы покажут, как именно это происходит.

Зачем нужна организованность

Вы можете считать наличие системы тайм-менеджмента способом избавиться от бардака в вашей голове, так же как вы избавляетесь от бардака в доме. Например, подумайте о какой-нибудь вещичке, которой в голову не придет потеряться, — хотя бы о столовых принадлежностях (вилках, ножах и ложках). Вы слышали когда-нибудь такое: «Хотелось бы поесть, но сначала надо найти вилку и ложку. Они кому-нибудь здесь попадались?» Я не видел такого дома, в котором не было бы специально отведенного места для хранения этих предметов. Цикл передвижения этих вещей — использование, мойка, сушка и водворение обратно в ящик — настолько прост и естествен, что, если кто-нибудь найдет потерявшуюся вилку на полочке в ванной или за диваном, она, без всяких сомнений, немедленно будет возвращена на кухню. Как результат, мы никогда не тратим время на розыск этих предметов, и такого явления, как ложко-вилковый стресс, не бывает! Вы когда-нибудь спрашивали кого-нибудь: «Как дела?» — а он в ответ: «Друг, все настолько плохо, мы даже наши вилки не можем найти». Да, такие дела действительно плохи.

Было бы здорово, если бы в жизни оказалось больше подобных вещей, за которыми так же легко можно было следить. В доме или офисе у каждого физического объекта должно быть определенное место, чтобы его легко было найти и неоднократно использовать. Если нет такого места хранения, ситуация становится беспорядком. И этот бардак не только создает беспорядок в пространстве, но также приносит стресс.